Directa - 14

Kommunikation i förändring i nya Försäkringskassan

Hur skapar vi en gemensam bild av vart vi ska som får alla i organisationen att förstå och ta ansvar i den pågående förändringen? Den frågan var aktuell när den nya Försäkringskassan bildades.

Det statliga genomförandeprojektet "GEORG" (SOU) skapade under 2004 förutsättningar för den nya Försäkringskassans bildande den 1 jan 2005. Lillemor Frenkel ansvarade för planering, metodik och genomförande av flera hearings/seminarier både under 2004 och 2005. Seminarier som präglades av delaktighet, öppenhet och kreativitet enligt deltagarnas utvärderingar. I mars 2005 samlade Försäkringskassans nya ledning de 300 högsta cheferna för en gemensam avspark i den nya myndigheten. Upplägget förbereddes i nära samverkan med ledningen. 

Lillemor Frenkel berättar om arbetssätt och genomförande. 

— Steg ett var att tillsammans med ledningsgruppen processa fram syftet med chefsseminariet. I det här fallet var ledningen ny och alla hade sina frågor som de ville ta upp. Det behövdes därför ett antal processmöten, innan vi gemensamt kom fram till att syftet var att skapa insikt kring möjligheterna och styrkan med den nya myndigheten, så att cheferna aktivt kunde delta i förändringsarbetet. Alltså Insikt och Acceptans av förändringen enligt Directas sätt att arbeta.

— Ett självinstruerande arbetsmaterial sammanställdes utifrån de viktigaste fokusfrågorna. Ledningsgruppen placerades på scenen och deltagarna satt runt 35 runda bord, alla så att alla kunde se och höra vad som hände på scenen. Jag fungerade som moderator och processledare under seminariet och såg till att hålla tempo och struktur under dagen. Processledare utsågs i varje grupp för att ge alla möjligheter att komma till tals i gruppdiskussionerna. Eget ansvar betonades, val och prioriteringar processades inom gruppen.

— Metoden bygger på en aktiv interaktion mellan ledning och grupper under hela dagen. Grupperna fick diskutera och prioritera olika frågeställningar. Ett internt sekretariat samlade in och sammanställde gruppernas olika svar och prioriteringar som sedan visades på storduk. Ledningen reflekterade över gruppernas svar och gav sin bild tillbaka. Arbetsmetoden kräver en modig och inlyssnande ledning, samtidigt som de enskilda deltagarna blir bekräftade och lyssnade på. Metoden leder till insikt och förhoppningsvis acceptans med en stor portion av energi, berättar Lillemor Frenkel som lett många liknande övningar.

Försäkringskassans generaldirektör Curt Malmborg var nöjd efter konferensen och sammanfattade så här: 

— När jag hörde de spontana utvärderingarna om vad man tog med sig hem från dagen, var det mest positiva ord som ”Vikänsla, Engagemang, Möjligheter, Framtidstro, Beslutskapacitet, Nystart, Kraftsamling, En myndighet – det är vår styrka.” Det var förvånansvärt få kritiska synpunkter. Det här interaktiva konferensupplägget skapar delaktighet och fungerar väldigt bra.

  • Efter programmet i Affärsmannaskap har vi fått klart större fokus på försäljning. Vi arbetar hårdare med kundrelationerna som är grunden för att hitta behov och därigenom nya affärsmöjligheter. Lars Holmquist, Key account management JG Communication
  • Barbro Steenstrup
    Ha en positiv framtidsvision och tänk stort! Ställ upp höga målsättningar och leta idéer som medarbetarna tänder på! Barbro Steenstrup
  • directa
  • Kontakt

    info@directa.se

  • Besöksadress

    Rådmansgatan 88
    113 29 Stockholm